貿易商在出口貨物時，都需要向船公司或者無船承運人確認運價并訂艙，而關于整個訂艙流程貿易商基本都是不了解的。下面就是貨運代理訂艙的具體流程。

　　訂艙是貨物托運人（shipper也就是貿易商）或其代理人根據其具體需要，選定適當的船舶向承運人（即班輪公司）以口頭或訂艙函電進行預約恰訂艙位裝貨、申請運輸，承運人對這種申請給予承諾的行為。那么，貨代訂艙的具體流程是什么呢？

訂艙流程：

　　貨代接受貿易商詢價

海運詢價：

　　①需掌握發貨港至各大洲，各大航線常用的，及貿易商常需服務的港口，價格 ；

　?、?nbsp;主要船公司船期信息 ；

　?、?nbsp;需要時應向詢價貿易商問明一些類別信息，如貨名 ，危險級別等。（ 水路危規 ）

陸運詢價：（人民幣費用）

① 需掌握各大 主要城市公里數 和拖箱價格；

　?、?nbsp;各港區裝箱價格；

　?、?nbsp;報關費、 商檢、動植檢 收費標準。不能及時提供的，需請顧客留下電話、姓氏等聯系要素，以便在盡可能短的時間內回復貨主。

接單（接受貿易商委托）

　　接受貿易商委托后（一般為傳真件）需明確的重點信息：

　　船期、件數箱型、箱量毛重、體積

　　各箱型最大體積為：（ 長*寬*高 ） 可裝體積， 可裝重量1×20'GP=31CBM   6*2.38*2.38 25   17MT    1×40'GP=67CBM   12*2.38*2.38 55   25MT   1×40'HC=76CBM   12*2.7*2.38   1×45'GP=86CBM

　　（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公噸 ；HC high cubic 高箱 ）付費條款、貨主聯系方法做箱情況，門到門還是內裝

訂艙

　　繕制委托書（十聯單）；制單時應最大程度保證原始托單的數據正確、相符性，以減少后續過程的頻繁更改。加蓋公司訂艙章訂艙：需提供訂艙附件的（如船公司價格確認件），應一并備齊方能去訂艙。取得配艙回單，摘取船名、航次、提單號信息。

做箱

　　門到門：填妥裝箱計劃中：做箱時間、船名、航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、門點、聯系人、電話等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。內裝：填妥裝箱計劃中：船期船名航次、關單號、中轉港、目的港、毛重、件數、體積、進艙編號等要因，先于截關日（船期前兩天）1~2天排好車班。取得兩種做箱方法所得的裝箱單[1]（CLP）

報關（有時同時、有時先于做箱）

　　了解常出口貨物報關所需資料。

　　① 需商檢

　　② 需配額

　?、?nbsp;需許可證

　?、?nbsp;需產地證

　?、?nbsp;需提供商標授權、商標品名

　?、?nbsp;出口香港地區貨值超過$10萬，其他地區超過$50萬，核銷時需提供結匯水單（復印件）

　　⑦ 需提供商會核價章填妥船名航次，提單號，對應裝箱單（packing list），發票，所顯示的毛重凈重，件數，包裝種類，金額，體積， 貿易方式， 審核報

關單的正確性（單證一致）。顯示報關單所在貨物的 “中文品名”，對照 海關編碼 大全，查閱商品編碼，審核兩者是否相符，按編碼確定計量單位，并根據海關所列之監管條件點閱所缺乏報關要件。備妥報關委托書，報關單，手冊，發票 （原件），裝箱單 （原件）， 合同， 核銷單，配艙回單（十聯單第五聯以后）和其他所需資料，于截關前一天通關。跟蹤場站收據，確保配載上船。凡是退關改配的，若其中有下個航次，出運仍然需要，諸如許可證，配額，商檢，動植檢之類的文件資料，退關、改配通知應先于該配置船期一個星期到達，以便（報運部）順利抽回資料，重新利用。否則只會順延船期，造成麻煩。

提單確認和修改

　　問明顧客“提單”的發放形式：

　?、?nbsp;電放： 需顧客提供正本“電放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司電放。

　?、?nbsp;預借：（經船公司同意）需顧客提供正本“預借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司預借。

　　③ 倒簽 ：（經船公司同意） 需顧客提供正本“倒簽保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒簽。*此種情況下，多半是簽發HOUSE B/L.

　?、?nbsp;分單：（經船公司同意）應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將一票關單拆成多票關單。

　?、?nbsp;并單：（經船公司同意）應等船開以后3~4天（候艙單送達海關，以保證退稅），再將多票關單合成一票關單

　　⑥ 異地放單：（經船公司同意）須經船公司同意，并取得貨主保函和異地接單之聯系人，電話，傳真，公司名，地址等資料方可放單。依據原始資料，傳真于貨主確認，并根據回傳確立提單正確內容。

簽單

　　查看每張正本提單是否都簽全了證章。是否需要手簽。

航次費用結算

海運費

　?、?nbsp;預付（FREIGHT PREPAID）

　?、?nbsp;到付（FREIGHT COLLECT）

　　陸運費

　?、?nbsp;訂艙

　?、?nbsp;報關（包括返關之前已經報關的費用）

　　③ 做箱（內裝/門到門）

　?、?nbsp;其他應考慮的費用：沖港費/沖關費商檢、動植檢、提貨費、快遞費、電放、更改

提單、發票發放（提單樣本）

　　貨主自來取件的，需簽收通過EMS和快遞送達的，應在“名址單”，上標明諸如：“提單號”、“發票號”、“核銷單號”、“許可證號”、“配額號"等要素以備日后查證十、應在一個月內督促航次費用的清算并及時返還貨主核銷單以及報關單其中報關單包括出口退稅聯黃色，出口核銷聯淡綠色，另外還有下貨紙。